Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau
mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer dan pengaturan agenda.
Seorang sekretaris mempunyai tugas untuk dapat meringankan tugas pimpinan, artinya pimpinan harus dibebaskan dari tugas-tugas yang bersifat detail. Sekretaris juga mempunyai fungsi membantu pimpinan seoptimal mungkin agar pimpinan dapat bekerja lebih professional dan lebih efektif. Di samping itu adalah merupakan fungsi sekretaris pula untuk berupaya agar pimpinan selalu bertindak sebaik mungkin dalam setiap langkah, baik dalam melaksanakan fungsi menajerialnya maupun dalam hubungan social.
Sekretaris pada era sekarang tidaklah terbatas hanya sekedar melaksanakan tugas pengetikan atau mengurusi surat-menyurat, tetapi lebih dari itu ia dapat memikul tanggung jawab dan membuat keputusan. Tugas sekretaris terus berkembang dan harus dapat bekerja sendiri tanpa adanaya pengawasan langsung dari pimpinan. Menjadi seorang sekretaris yang profesioanl tidaklah mudah, karena di samping harus memiliki sejumlah keterampilan, pengetahuan, sikap atau kepribadian juga harus didukung oleh kemampuan dan pengalaman dalam mengerjakan tugas-tugas dengan baik. Sekertaris yang professional dan kompeten dalam menangani tugas-tugas administrasi untuk pimpinan. Oleh karena itu berbagai keahlian atau kemampuan yang harus dimilki sekretaris meliputi:
- administrative skills
- Communication skillss
- Human Relation Skills
- Decision Making Skills
- Time and organitation Management Skills
- Creative Thinking Skills
- Techology Skills
- Lifelong Learning Skills
- Knowledge of the Organization
Seorang sekretaris biasanya mempunyai tugas-tugas yang menjadi tugas rutinitas, dan harus benar-benar dipahami oleh sekretaris. Tugas-tugas itu meliputi:
1. Merumuskan kebijaksanaan umum dalam bidang kesekretariatan dan administrasi organisasi sebagai pusat komunikasi dan informasi.
2. Bertanggung jawab atas pelaksanaan rapat.
3. Bertanggung jawab bagi pengadaaan sarana serta prasarana kesekretariatan lainnya.
4. Bersama dengan Pimpinan menandatangani surat-surat keluar.
5. Membuat laporan kegiatan organisasi.
6. Menyediakan daftar hadir dan membuat catatan-catatan rapat organisasi.
7. Mengumpulkan laporan-laporan dari tiap-tipa bidang.
8. Membuat kalender kegiatan pimpinan dan organisasi
9. Mengarsipkan segala macam surat menyurat.
Dari tugas-tugas rutin diatas sekretaris harus juga dapat menjadi seorang sekretaris administrative yang professional. Agar dapat menjadi seorang sekretaris administrative yang professional maka diperlukan beberapa keahlian di bidang administrative diantaranya adalah:
- Menangani telepon (Handling Telephone)
- Menangani surat-surat masuk dan keluar (Process incoming and out going mail)
- Melatinkan surat-surat (Transcribe Letters)
- Menyusun surat-menyurat rutin (Compose routine correspondence)
- Mengatur jadwal perjanjian dan menerima tamu (Receiving callers and make appointment)
- Mengumpulkan informasi (Collect information)
- Mendistribusikan informasi dan bekerja dengan orang lain (Distribute information and work to others)
- Dan sebagainya
Adapun fungsi-fungsi dari administrasi kesekertarisan adalah meliputi hal, diantaranya:
- Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan menajemen
- Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahan
- Sebagai alat pelaksana pemegang perusahaan
- Sebagai pusat dokumentasi
Tidak ada komentar:
Posting Komentar